La conciliación bancaria es comprobar que lo que dice el banco coincide con lo que el club tiene registrado. Suena a tarea de contable, pero en un club deportivo es lo que responde a preguntas muy concretas: ¿ha pagado esta familia?, ¿por qué hay 40 euros de más en la cuenta?, ¿se cobró dos veces esta cuota? Esta guía propone un método sencillo para hacerla cada mes.
Por qué merece la pena hacerla cada mes
Si se deja para fin de temporada, la conciliación se convierte en una montaña: cientos de movimientos, conceptos que nadie recuerda y transferencias que no se sabe de quién son. Hecha cada mes, son unas decenas de líneas y la memoria todavía está fresca.
Además, hacerla con regularidad:
- detecta cuotas pendientes a tiempo para recordarlas,
- descubre comisiones o cargos que no deberían estar,
- da a la junta cifras fiables,
- y facilita el cierre de cuentas que se presenta a la asamblea.
Paso 1: descarga el extracto completo
Descarga del banco el extracto del mes en formato de hoja de cálculo (CSV o similar). Asegúrate de que incluye el saldo inicial y el saldo final del periodo, y de que no te dejas ningún día.
Si el club tiene varias cuentas (la principal, la de la escuela, una tarjeta), concilia cada una por separado.
Paso 2: comprueba que los saldos cuadran
Antes de mirar movimiento a movimiento, comprueba esta suma:
saldo inicial + entradas − salidas = saldo final
Si no cuadra, falta alguna línea o hay alguna repetida. No sigas hasta resolverlo: todo lo que hagas después estará construido sobre un error.
Comprueba también que el saldo inicial de este mes es igual al saldo final del mes anterior.
Paso 3: cruza cada movimiento
Ahora toca relacionar cada movimiento del banco con lo que tienes registrado: una cuota, un pago a proveedor, una subvención, una comisión.
Para identificar las transferencias de socios y familias, usa varios datos, nunca uno solo:
- IBAN de la cuenta que paga.
- Referencia o concepto de la transferencia.
- NIF, si aparece.
- Nombre del ordenante.
¿Por qué no basta el IBAN? Porque una misma cuenta puede pagar por varias personas. La madre que paga desde la cuenta compartida con su hermana, que también tiene un hijo en el club, es un caso real. Si solo miras el IBAN, acabarás asignando pagos a quien no corresponde.
Los casos difíciles
- Transferencias sin concepto: busca por importe y por nombre. Si hay dudas, pregunta a la familia antes de asignarlo.
- Un pago para varias cuotas: una familia que paga a la vez las cuotas de dos hijos. Repártelo entre las cuotas que cubre.
- Importes que no encajan: alguien que paga de más o de menos. Regístralo tal cual y anota la diferencia.
Paso 4: separa lo que no es ingreso ni gasto
Pasar dinero de una cuenta del club a otra, o del banco a la caja, no es un ingreso ni un gasto. Regístralo como transferencia entre cuentas. Si lo cuentas como ingreso en una cuenta y gasto en otra, tus totales estarán inflados.
Paso 5: confirma, y no registres nada dos veces
Una vez cruzados los movimientos, confirma cada asignación y regístrala. Dos reglas de oro:
- Nada se registra sin que alguien lo confirme. Las propuestas, de un programa o de un compañero, se revisan antes.
- Cada movimiento se registra una sola vez. Si vuelves a descargar un extracto que se solapa con el anterior, los movimientos repetidos no deben entrar otra vez.
Para lo segundo ayuda tener una forma de identificar cada movimiento: fecha, importe, concepto y saldo juntos forman una especie de huella que permite detectar duplicados.
Paso 6: aprende de cada mes
Muchos movimientos se repiten: la misma familia paga cada mes desde la misma cuenta con el mismo concepto; el banco cobra la misma comisión. Apunta estas reglas. El mes que viene, esas líneas se identifican solas y solo tienes que revisar las nuevas.
Paso 7: revisa lo pendiente
Al terminar, tendrás dos listas útiles:
- Cuotas sin cobrar, que puedes recordar a las familias.
- Movimientos sin identificar, que hay que aclarar antes de cerrar el mes.
Cómo te ayuda Associu
Associu sigue este mismo método. Subes el extracto en CSV (la lectura de PDF está preparada, pero aún no activa) y Associu comprueba que el saldo inicial más los movimientos da el saldo final antes de seguir. Después propone a qué cuota o gasto corresponde cada movimiento, cruzando IBAN, referencia, NIF y nombre. Nada se registra sin tu confirmación, salvo las reglas que marques como automáticas; cada movimiento tiene una huella digital para que reimportar no duplique, y Associu aprende de lo que confirmas.
Associu no se conecta directamente con el banco: el extracto lo descargas tú. Más en conciliación bancaria, y para el reparto de gastos, finanzas por sección.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto conviene hacer la conciliación bancaria?
Lo ideal es cada mes. Así son pocos movimientos, las dudas se resuelven con la memoria fresca y las cuotas pendientes se detectan a tiempo para recordarlas.
¿Qué hago si los saldos no cuadran?
No sigas con el cruce. Revisa si el extracto está completo, si hay días que faltan o movimientos repetidos, y si el saldo inicial coincide con el final del mes anterior. Solo cuando cuadre tiene sentido asignar movimientos.
¿Por qué no basta con identificar los pagos por el IBAN?
Porque una cuenta puede pagar por varias personas o familias. Combina el IBAN con la referencia, el NIF y el nombre para no asignar pagos a quien no corresponde.
¿Cómo registro un traspaso entre dos cuentas del club?
Como una transferencia entre cuentas, no como ingreso ni gasto. Así los totales de ingresos y gastos del club no se inflan.