Fin de mes. El tesorero tiene el extracto del banco en una pantalla y la lista de cuotas en otra. Una transferencia dice "Lucía natación", otra no dice nada y una tercera viene a nombre del padre con otro apellido. Associu hace la primera ronda de ese trabajo y te deja la decisión final.
Sube el extracto
Descargas el extracto de tu banco en CSV y lo subes a Associu. La lectura de extractos en PDF está preparada, pero todavía no está activa.
Primero, que cuadren los saldos
Antes de seguir, Associu comprueba que el saldo inicial más los movimientos da el saldo final. Si no cuadra, se para y te avisa. Así sabes que no falta ninguna línea ni hay una repetida.
Propuestas de cruce
Para cada movimiento, Associu busca a qué cuota, cobro o gasto puede corresponder. Para ello cruza varios datos, nunca solo el IBAN:
- IBAN de quien paga o cobra.
- Referencia o concepto de la transferencia.
- NIF de la persona o del proveedor.
- Nombre que aparece en el movimiento.
Es importante no fiarse solo del IBAN. La madre que paga las cuotas de sus hijos desde la cuenta compartida con su hermana daría lugar a errores.
Nada se registra sin confirmar
Las propuestas son eso, propuestas. Revisas la lista, corriges lo que haga falta y confirmas. Solo entonces se registran los cobros y los pagos.
La única excepción son las reglas que tú marques como automáticas, por ejemplo la comisión mensual del banco, que siempre es igual.
Aprende de lo que confirmas
Cuando confirmas que una transferencia de "J. García" corresponde a la cuota de una deportista concreta, Associu aprende esa regla y la propone la próxima vez. Con el uso, cada mes hay menos trabajo manual.
Reimportar no duplica
Cada movimiento tiene una huella digital. Si subes el mismo extracto dos veces, o dos extractos que se solapan unos días, los movimientos repetidos no se registran otra vez.
Lo que viene después
Al confirmar un cobro de cuota, Associu deja preparado el recibo para que lo emita tu programa de facturación (ver recibos y documentos). Los cobros quedan reflejados en socios y cuotas y los gastos, repartidos por sección en finanzas por sección.
Qué no hace
Associu no se conecta directamente con tu banco: el extracto lo descargas tú y lo subes. Tampoco hace cobros por domiciliación. Si quieres entender el proceso paso a paso, lee la guía de conciliación bancaria en una asociación.