Fichas de sócio sem folhas soltas
Cada sócio tem uma ficha com os contactos, o tipo de sócio e o número. O número é atribuído automaticamente e ninguém tem de procurar qual foi o último. Os tipos de sócio são os do seu clube: efetivo, atleta, familiar, honorário ou outros que façam sentido.
As famílias ficam ligadas. O encarregado de educação aparece associado aos filhos, e a secretaria vê de uma vez quem pertence a que família e quem paga por quem.
Importar a folha de cálculo que já existe
Quase todos os clubes começam com uma folha de Excel com anos de história. A Associu importa essa folha e mostra as linhas com erros antes de gravar. Corrige-se o que for preciso e só depois se confirma a importação.
O guia do Excel para um programa de gestão explica como preparar a folha para a mudança correr bem.
Quotas e mensalidades geradas automaticamente
Os valores definem-se por secção ou por escalão. A mensalidade da natação pode ser diferente da do futebol, e os mais novos podem pagar menos do que os seniores. No dia do mês que o clube escolher, a Associu gera as cobranças de cada sócio, sem ninguém as lançar à mão.
Cada clube decide as suas regras: desconto para irmãos e para quem pratica várias modalidades, o primeiro mês por inteiro, proporcional ou grátis, e uns dias de tolerância antes de uma quota contar como em atraso.
Campos de férias, turmas de adultos, aulas abertas e outros eventos pagam-se à parte: cada atividade tem o seu preço (único, por mês ou por dia), vagas e, se o clube quiser, um preço diferente para quem não é sócio. A inscrição cria a cobrança sozinha.
Assim, a quota anual do sócio e a mensalidade do atleta convivem na mesma ficha, cada uma com o seu valor e a sua periodicidade.
Registar pagamentos como acontecem na vida real
A mãe que paga por transferência as mensalidades dos dois filhos e a quota dela não precisa de três registos. Escolhe-se a família, marcam-se as cobranças pagas e regista-se um único pagamento. Fica anotado o meio: numerário, transferência ou outro.
O recibo é pedido ao programa de faturação do clube, como se explica em recibos e documentos. A Associu guarda o número e o PDF junto do pagamento.
Dívidas em atraso à vista
Uma lista mostra quem tem cobranças por pagar e há quanto tempo. Filtra-se por secção, escalão ou tipo de sócio e exporta-se para Excel ou PDF, por exemplo para levar à reunião da direção.
A partir da mesma lista prepara-se uma mensagem aos devedores. A mensagem fica em rascunho e só sai depois de alguém com permissão a aprovar.
Recebido e devido, sempre lado a lado
Em todas as listas e resumos aparecem dois valores: o que já entrou e o que falta receber. Isto vale para um sócio, para uma família, para uma secção ou para o clube inteiro.
O tesoureiro sabe a cada momento se a época está a correr como previsto, sem somar colunas no fim do mês. Para organizar o processo de cobrança, veja o guia sobre gestão de quotas num clube.
Quem vê o quê
Nem todos precisam de ver os pagamentos de todos. Com as permissões, o tesoureiro vê as quotas do clube, o coordenador de uma secção vê só a sua, e o treinador não vê dinheiro nenhum. Cada alteração fica registada com o nome de quem a fez.