Quem emite e quem guarda
A Associu não emite faturas nem recibos fiscais. Essa tarefa é do programa de faturação que o clube já usa, e assim continua. A Associu organiza tudo à volta: sabe que recibos faltam emitir, guarda os que foram emitidos e liga cada um a quem pagou e ao pagamento.
Esta separação tem uma vantagem simples. O clube não muda a forma como cumpre as obrigações fiscais, e o contabilista continua a trabalhar com o programa que conhece.
Recibos por emitir
Quando se regista um pagamento, ou quando se confirma um movimento na reconciliação bancária, a Associu cria um pedido de recibo. A lista de recibos por emitir mostra o que falta, com o nome, o valor e o que foi pago.
Quem trata da faturação emite o recibo no programa de faturação e, de seguida, regista na Associu o número e carrega o PDF. O pedido passa a emitido.
Cada recibo ligado à pessoa e ao pagamento
O recibo fica na ficha da pessoa e junto do pagamento a que corresponde. Se a mãe pagou três mensalidades de uma vez, o recibo aparece associado às três.
A família vê os seus recibos na área de sócio e descarrega-os quando precisar, por exemplo para o IRS. A secretaria deixa de receber telefonemas a pedir segundas vias.
Pesquisar e reimprimir
Procura-se um recibo por número, por pessoa, por data ou por valor. O PDF abre na hora e pode ser reimpresso.
As listas de recibos exportam para Excel e PDF, com os filtros aplicados. Útil para o fecho de contas e para entregar ao contabilista.
Um passo de cada vez
Hoje, o registo do recibo emitido é manual: número e PDF. É um passo rápido, feito por quem já trata da faturação, e garante que o que está na Associu corresponde exatamente ao que foi emitido.
Os valores pagos entram também nas finanças por secção, com a repartição por modalidade.
Sem lugar para dúvidas
Cada documento tem um número, um PDF e o registo de quem o carregou e quando. Como todas as alterações ficam no registo de ações, é fácil perceber o que aconteceu a um recibo meses depois.
E se o clube mudar um dia de programa de faturação, o arquivo de recibos continua na Associu, ligado às mesmas pessoas e pagamentos.
O guia sobre faturas e recibos em associações explica, em termos gerais, o que um clube precisa de ter em conta.