Um clube desportivo guarda muitos dados pessoais: nomes, moradas, contactos dos pais, datas de nascimento, números de identificação, fotografias e, muitas vezes, informação de saúde dos atletas. O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) aplica-se também às associações sem fins lucrativos. Este guia não é uma explicação jurídica do regulamento: é uma lista de práticas que qualquer clube pode pôr em marcha para tratar estes dados com cuidado.
Passo 1: saber que dados tem e onde estão
Comece por um inventário simples. Para cada tipo de dado, responda a quatro perguntas:
| Dado | Para que serve | Onde está | Quem lhe acede |
|---|---|---|---|
| Ficha de sócio | Gestão de sócios e quotas | Folha de cálculo da secretaria | Secretaria e tesoureiro |
| Contactos dos encarregados | Avisos de treinos e jogos | Grupo de mensagens, telemóvel do treinador | Treinadores |
| Exame médico-desportivo | Inscrição federativa | Pasta de papel no gabinete | Secretaria |
| Fotografias | Site e redes sociais | Telemóveis de vários pais e dirigentes | Quem publicar |
Na maioria dos clubes, o inventário revela o mesmo problema: os dados estão espalhados por folhas de cálculo pessoais, telemóveis e caixas de correio. É por aí que se perdem e que chegam a quem não devia.
Passo 2: recolher só o necessário
Pergunte, para cada campo da ficha de inscrição, se precisa mesmo dele. Exemplos frequentes de excesso:
- pedir a profissão dos pais sem qualquer uso;
- guardar cópias do cartão de cidadão quando basta registar o número para a inscrição federativa;
- pedir informação clínica detalhada quando o clube só precisa de saber se o atleta está apto e de contactos de emergência.
Menos dados significa menos risco e menos trabalho a mantê-los atualizados.
Passo 3: cuidado redobrado com os menores
Uma grande parte dos atletas de um clube são crianças e jovens. Algumas práticas básicas:
- Falar com o encarregado de educação. As comunicações sobre o atleta menor devem ir para o encarregado, não diretamente para a criança.
- Autorizações por escrito. A autorização de imagem, a autorização para transporte e outras devem ficar registadas, com data e com o nome de quem autorizou.
- Publicar o mínimo. Nos resultados públicos, usar as iniciais dos menores em vez do nome completo é uma prática prudente.
A idade a partir da qual um jovem pode dar o seu próprio consentimento, e o tipo de consentimento necessário em cada caso, são pontos a confirmar com um jurista. O guia sobre autorização de imagem de menores trata as fotografias em detalhe.
Passo 4: dados de saúde em acesso restrito
O exame médico-desportivo, alergias, lesões e outras informações clínicas são dados de saúde. Merecem regras próprias:
- só quem precisa vê estes dados (por exemplo, o coordenador técnico e quem trata das inscrições federativas);
- o treinador sabe o que precisa para agir (por exemplo, "asmático, tem bomba na mochila"), não a ficha completa;
- os documentos não andam em pastas partilhadas nem em anexos de mensagens de grupo;
- fica registado quem consultou a ficha e quando.
Passo 5: definir quem acede a quê
O princípio mais seguro é começar sem acesso e dar apenas o que cada função precisa:
- Treinador: os atletas das suas equipas, as presenças e os contactos dos encarregados dessas equipas.
- Coordenador de secção: os atletas e os treinadores da sua secção.
- Tesoureiro: quotas, pagamentos e contas; não precisa de dados de saúde.
- Secretaria: fichas de sócio e inscrições.
- Direção: visão geral, com acesso a dados sensíveis só quando necessário.
Quando alguém sai do clube ou deixa a função, retire-lhe os acessos no mesmo dia. Este é um dos passos que mais se esquece.
Passo 6: registar alterações e consultas
Se um dado foi alterado ou uma ficha médica foi consultada, deve ser possível saber quem o fez e quando. Isto protege o clube quando há dúvidas e desencoraja consultas por curiosidade. Numa folha de cálculo partilhada é praticamente impossível; num programa de gestão deve ser automático.
Lista de verificação
- Inventário dos dados feito e revisto pela direção
- Ficha de inscrição revista, sem campos desnecessários
- Informação clara aos sócios e às famílias sobre que dados o clube guarda e para quê
- Autorizações de imagem registadas, com data e quem autorizou
- Dados de saúde acessíveis só a quem precisa
- Acessos revistos no início de cada época
- Contas de quem saiu desativadas
- Registo de quem consulta dados sensíveis
Como a Associu ajuda
Na Associu, as permissões são negadas por defeito: só o administrador principal atribui perfis, e cada permissão é dada por recurso, ação e âmbito (clube, secções ou equipas). O treinador vê só as suas equipas. Todas as alterações e as consultas a dados sensíveis, como a ficha médica, ficam registadas. Veja os detalhes em permissões e segurança.
Os documentos dos atletas, incluindo o exame médico-desportivo, ficam guardados em documentação e validades, com os dados de saúde visíveis só para quem tem permissão. A autorização de imagem dos menores é registada na ficha do atleta e pode ser dada pelo encarregado na área de sócio.
Perguntas frequentes
O RGPD aplica-se a um clube pequeno, gerido por voluntários?
Sim, o RGPD aplica-se também às associações sem fins lucrativos, qualquer que seja a dimensão. O que muda com a dimensão são algumas obrigações específicas, que convém confirmar com um jurista. As boas práticas deste guia fazem sentido em qualquer clube.
O treinador pode ter os contactos dos pais no telemóvel pessoal?
É uma prática comum, mas arriscada: quando o treinador sai, os contactos vão com ele. É preferível que os contactos estejam num sistema do clube, a que o treinador acede enquanto exerce a função.
Durante quanto tempo devo guardar os dados de um sócio que saiu?
Os prazos de conservação dependem da finalidade e de outras obrigações legais (por exemplo, contabilísticas). Defina uma política com o apoio de um jurista ou contabilista e aplique-a de forma consistente.
É preciso nomear um encarregado de proteção de dados?
Depende da natureza e da escala do tratamento de dados que o clube faz. É uma questão a confirmar com um jurista, tendo em conta o número de atletas e o tipo de dados guardados (por exemplo, dados de saúde).
Este guia é informação geral e não substitui o aconselhamento de um jurista ou contabilista.