A pasta de documentos que nunca está completa
No início de cada época, a secretaria corre atrás de papéis. Falta o exame médico de um, o cartão de cidadão de outro, a autorização assinada de um terceiro. E a meio da época há sempre um exame que expirou sem ninguém dar por isso.
A Associu organiza esta parte: o clube define que documentos pede, sabe quem tem tudo em dia e é avisado antes de alguma coisa expirar.
Os tipos de documento do seu clube
Cada clube escolhe os documentos que exige e a quem. Alguns exemplos:
- cartão de cidadão;
- exame médico-desportivo;
- autorização do encarregado de educação;
- seguro desportivo;
- título profissional de treinador;
- registo criminal dos treinadores.
Para cada tipo define-se se tem validade. O exame médico expira; a cópia do cartão de cidadão vale até à data do próprio cartão. Os guias sobre o exame médico-desportivo e o seguro desportivo obrigatório explicam, em termos gerais, o que costuma ser pedido.
Entregue pela família, na app
Na área de sócio, a família vê os documentos que faltam e os que estão perto de expirar. Carrega o ficheiro ou tira uma fotografia e entrega. Não há emails com anexos perdidos nem papéis deixados no balcão.
Validado pelo clube
O documento entregue fica a aguardar validação. A secretaria abre, confirma que está legível e correto, e valida. Se não estiver, recusa, e a família sabe o que tem de corrigir.
A situação de cada pessoa vê-se de relance: em dia, em falta, a expirar ou expirado. As listas filtram-se por secção, equipa ou tipo de documento e exportam para Excel e PDF.
Avisos antes de expirar, por aprovar
A Associu prepara os avisos para quem tem documentos a expirar. Os avisos ficam em rascunho e só são enviados depois de alguém com permissão os aprovar. Assim, o clube escolhe o momento e o tom.
As validades também aparecem no calendário do clube, numa camada própria.
Dados de saúde só para quem pode
Um exame médico é um dado de saúde. Os ficheiros ficam guardados em armazenamento privado e só abrem para quem tem permissão. Cada consulta fica registada: quem abriu, que documento e quando.
O treinador pode saber que o exame de um atleta está em dia sem ver o conteúdo. A secretaria valida, o coordenador acompanha, e o clube consegue mostrar quem teve acesso a quê.
Também para treinadores e colaboradores
Os documentos não são só dos atletas. Títulos de treinador e registos criminais seguem a mesma lógica, com validade, entrega e aviso antes de expirar.