Escrever para quem precisa de receber
Uma mensagem para todos os sócios sobre a assembleia geral. Outra só para a secção de natação sobre o novo horário da piscina. Outra para os pais dos sub-11 sobre o torneio de sábado. Outra para quem tem mensalidades em atraso.
Na Associu escolhe-se o grupo de destinatários: todos os sócios, uma secção, uma equipa ou os devedores. A lista faz-se a partir dos dados que já existem, sem copiar emails para uma folha.
Menores através do encarregado
Quando o destinatário é um atleta menor, a mensagem vai para o encarregado de educação. Não é preciso lembrar-se disso em cada envio: a Associu trata do encaminhamento a partir da ligação da família.
Modelos e variáveis
Mensagens que se repetem ficam guardadas como modelos: aviso de quota em atraso, boas-vindas a um sócio novo, alteração de treino. Com variáveis, cada pessoa recebe o seu nome, o nome do atleta ou o valor em falta, sem escrever uma mensagem de cada vez.
Nada é enviado sem aprovação
Todas as mensagens ficam em rascunho até alguém com permissão as aprovar. Isto vale para as mensagens escritas à mão e para as que a Associu prepara, como o aviso quando um treino muda de dia ou o lembrete de um documento a expirar.
O envio não acontece sozinho. É uma regra pensada para clubes onde várias pessoas escrevem em nome do clube: o treinador prepara, o coordenador aprova. Evita mensagens com o valor errado, enviadas à pessoa errada ou fora de horas.
Publicações para as redes e para o site
As notícias e publicações também se preparam na Associu: texto, fotografias e destino. Depois de aprovadas, as notícias aparecem no site do clube. Para as redes sociais, o texto e as imagens ficam prontos e aprovados para quem gere a página os publicar. A Associu não publica diretamente no Facebook nem no Instagram.
Fotografias de menores protegidas
Se uma fotografia inclui um menor sem autorização de imagem, a publicação é bloqueada. Não depende da memória de quem está a publicar à pressa no fim do jogo.
A autorização é dada pelo encarregado na área de sócio e fica registada. O guia sobre autorização de imagem de menores explica, em termos gerais, as regras a ter em conta.
Quem pode escrever e quem pode aprovar
Escrever, aprovar e ver o histórico são permissões diferentes. Com as permissões, o clube decide quem faz o quê. Um treinador pode preparar mensagens para a sua equipa sem poder escrever para o clube inteiro.
Cada mensagem fica registada: quem escreveu, quem aprovou, para quem foi e quando.