"Temos de passar fatura das mensalidades?" é uma das perguntas que mais se ouve nas direções de clubes. A resposta depende do que o clube faz e de quanto fatura. Este guia resume, em termos gerais, o que dizem o Código do IVA e um parecer publicado pela Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC), e ajuda a preparar a conversa com o contabilista.
A regra geral: uma fatura por operação
O Código do IVA (art. 29.º, n.º 1, al. b)) obriga a emitir uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços. Esta é a regra de partida, também para as associações.
A dispensa para entidades sem fins lucrativos
O mesmo artigo prevê uma dispensa (art. 29.º, n.º 3, al. a)). Segundo o parecer da OCC sobre faturação em associações sem fins lucrativos, ficam dispensados de emitir fatura os organismos sem finalidade lucrativa que reúnam duas condições:
- pratiquem exclusivamente operações isentas ao abrigo do art. 9.º do Código do IVA;
- o rendimento anual sujeito a IRC do ano anterior não exceda 200 000 €.
Segundo o mesmo parecer, os rendimentos não sujeitos a IRC, como as quotas dos associados, não contam para este limite.
Saber que operações do clube cabem no art. 9.º é uma questão técnica: é aqui que a opinião do contabilista é indispensável.
O que acontece quando há bar, publicidade ou patrocínios
A palavra-chave é "exclusivamente". Segundo a OCC, uma associação que tenha também atividades tributadas, por exemplo um bar ou publicidade, não fica dispensada de faturar. Muitos clubes estão nesta situação sem se darem conta: um bar aberto nos jogos ou um painel publicitário no pavilhão mudam o enquadramento.
O que emite quem está dispensado
Quem está dispensado de fatura não fica dispensado de documentar o que recebe. Segundo o parecer da OCC, deve emitir um documento numerado e datado (art. 10.º, n.º 1, do DL 28/2019) com:
- nome e NIF do clube;
- NIF do adquirente, se for sujeito passivo ou se o pedir;
- designação do que é pago (por exemplo, "mensalidade de natação, outubro");
- valor (contraprestação);
- data.
Pode ser um simples recibo de quitação. De acordo com o mesmo parecer, este documento não é fiscalmente relevante, pelo que não leva ATCUD nem entra no SAF-T de faturação.
Quem não está dispensado: programa certificado
Quando o clube tem de emitir faturas, os documentos fiscalmente relevantes levam ATCUD e código QR (art. 7.º do DL 28/2019 e Portaria 195/2020). As orientações publicadas indicam também que é obrigatório usar um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária em certas situações, por exemplo quando se usa um programa informático para faturar ou quando o clube tem contabilidade organizada. As condições exatas devem ser confirmadas com o contabilista.
Donativos: um documento próprio
Os donativos têm regras específicas no Estatuto dos Benefícios Fiscais (art. 66.º). Em termos gerais:
- o clube emite um documento comprovativo dos montantes recebidos;
- o documento indica a qualidade jurídica da entidade e o enquadramento legal, e menciona que o donativo é feito sem contrapartidas;
- os donativos do ano anterior são declarados na Declaração Modelo 25, entregue até ao fim de fevereiro;
- os donativos em dinheiro acima de 200 € têm de ser feitos por um meio que identifique o doador (por exemplo, transferência).
Passo a passo para a direção
- Fazer o inventário das receitas: quotas, mensalidades, joias, bar, publicidade, patrocínios, aluguer de espaços, eventos, donativos, subsídios.
- Levar o inventário ao contabilista e perguntar, receita a receita, se é isenta, tributada ou não sujeita.
- Decidir o documento para cada tipo de receita: fatura em programa certificado, recibo de quitação ou recibo de donativo.
- Escrever a regra num documento interno, para que a secretaria saiba sempre o que emitir.
- Rever todos os anos, sobretudo se o clube abrir um bar, ganhar um patrocinador ou se aproximar dos limites.
Lista de verificação
- Inventário de todas as fontes de receita
- Enquadramento de cada receita confirmado com o contabilista
- Decisão escrita sobre o documento a emitir em cada caso
- Programa de faturação certificado, se o clube não estiver dispensado
- Numeração sequencial dos recibos de quitação, se aplicável
- Recibos de donativo com as menções exigidas e Modelo 25 em fevereiro
- Todos os documentos ligados ao pagamento correspondente e arquivados
Como a Associu ajuda
A Associu não emite faturas nem recibos fiscais. Quando é preciso um documento, a Associu pede-o ao programa de faturação do clube, guarda o número e o PDF, e liga o documento à pessoa e ao pagamento. A secretaria pode pesquisar e reimprimir qualquer documento sem procurar em pastas. Veja como em recibos e documentos.
Os pagamentos que dão origem aos documentos vêm das cobranças em sócios e quotas e da reconciliação bancária, por isso o tesoureiro consegue ver, para cada pagamento, se o documento já foi emitido.
Perguntas frequentes
Um clube tem sempre de passar fatura das mensalidades?
Não necessariamente. Se o clube praticar exclusivamente operações isentas do art. 9.º do Código do IVA e não ultrapassar os 200 000 € de rendimentos sujeitos a IRC no ano anterior, pode estar dispensado e emitir um documento mais simples. Confirme o enquadramento com o contabilista.
O bar do clube muda alguma coisa?
Pode mudar. Segundo a OCC, quem tem atividades tributadas, como um bar ou publicidade, não está dispensado de faturar. Fale com o contabilista antes de abrir um bar ou aceitar publicidade.
O que é um recibo de quitação?
É um documento simples, numerado e datado, que confirma que um valor foi pago. Para as entidades dispensadas de fatura, pode ser o documento suficiente, sem ATCUD e sem SAF-T de faturação.
As quotas contam para o limite de 200 000 €?
Segundo o parecer da OCC, os rendimentos não sujeitos a IRC, como as quotas, não contam para esse limite. As outras receitas devem ser analisadas com o contabilista.
Este guia é informação geral e não substitui o aconselhamento de um jurista ou contabilista.