Un socio pide el recibo de la cuota de marzo para su empresa. El tesorero lo busca en el correo, en una carpeta compartida y en el escritorio del ordenador del club. Associu guarda cada recibo junto al pago y a la persona, para que encontrarlo sea cuestión de segundos.
Associu no emite documentos fiscales
Esto es importante y lo decimos claro: Associu no emite facturas ni recibos fiscales. Los documentos con valor fiscal los emite el programa de facturación que ya usa tu club (o el que te recomiende tu asesoría).
El reparto de tareas es sencillo:
- Associu pide el documento: sabe qué se ha cobrado, a quién y por qué.
- Tu programa de facturación emite el recibo o la factura.
- Associu guarda el número y el PDF, y los vincula a la persona y al pago.
Por ahora el paso 2 es manual: emites el documento en tu programa y subes a Associu el PDF con su número.
Por qué lo hacemos así
Las normas de facturación cambian y tienen exigencias técnicas propias. Dejar la emisión en un programa especializado permite que tu club elija el que mejor le encaje. Puedes leer más en la guía sobre VeriFactu y clubes deportivos.
Recibos pendientes de emitir
Cuando se registra un cobro, por ejemplo tras confirmar movimientos en la conciliación bancaria, Associu deja el recibo como "por emitir". Tienes una lista de los recibos pendientes para no olvidarte de ninguno.
Buscar y reimprimir
- Busca por socio, por número de recibo, por fecha o por importe.
- Abre el PDF guardado y vuelve a imprimirlo o descargarlo.
- Ve, desde la ficha del socio, todos sus recibos.
- Exporta la lista de recibos a Excel o PDF para la asesoría.
Los recibos en el móvil de la familia
Las familias ven sus cuotas pagadas y pendientes en el área de socio y pueden descargar sus recibos. Menos correos a la secretaría pidiendo copias.
Documentos ligados a cada pago
Cada cobro o gasto puede llevar su documento: el recibo de la cuota, la factura del proveedor de material, el justificante de una subvención. Así, cuando hay que justificar un gasto, el papel está junto al movimiento.
Registro de lo que pasa
Cada documento que se sube, se cambia o se anula queda en el registro de acciones, con fecha y autor. Si tienes dudas sobre cómo encaja esto con las cuotas, mira socios y cuotas.